1. Hvem er den dataansvarlige?
Som en naturlig del af rekrutteringsprocessen behandler Newsec Property Asset Management Denmark A/S (herefter ”vi/os/vores”) oplysninger om dig med henblik på at vurdere, om du er en kvalificeret kandidat til en stilling hos os.
Med nærværende privatlivspolitik informeres du om behandlingen af dine personoplysninger, ligesom du informeres om dine rettigheder i den forbindelse.
Vi er dataansvarlig for de personoplysninger, som vi behandler om dig i rekrutteringsprocessen. Vores kontaktoplysninger er:
Newsec Property Asset Management Denmark A/S
CVR-nr. 25326296
Lyngby Hovedgade 4
2800 Kgs. Lyngby
E-mail: hr@newsec.dk
Telefon: +45 4526 0102
2. Generelt
I forbindelse med rekrutteringsprocessen hos os behandler vi dine personoplysninger som anført i nedenstående politik, og du har ved at indsende din ansøgning eller din anmodning bekræftet, at du har læst og forstået indholdet af denne persondatapolitik og accepteret, at dine personoplysninger behandles i overensstemmelse hermed.
3. Indsamling af personoplysninger
Når du indsender dine personoplysninger, herunder din ansøgning til en konkret stilling, til vores rekrutteringssystem, behandler vi dine personoplysninger. Med henblik på at vurdere dine kvalifikationer som ansøger, herunder vurdere om du skal indkaldes til jobsamtale, behandler vi almindelige personoplysninger om dig i form af navn, adresse, tlf. nr., e-mail, CV (herunder oplysninger om uddannelse, erhvervserfaring, civilstatus m.v.), billede og personlig evalueringsskema i rekrutteringssystemet. Alle personoplysninger er indsamlet fra dig via det online rekrutteringssystem, og du kan til enhver tid slette dine personoplysninger ved at logge ind på rekrutteringssystemet og anmode om at få din profil slettet.
I nogle tilfælde kan eksisterende medarbejdere fremsætte anbefalinger om potentielle ansøgere. Her tilføjer medarbejderne personoplysninger om den pågældende potentielle ansøger i rekrutteringssystemet. I disse tilfælde vil den potentielle ansøger betragtes som en bruger i systemet og omfattes af denne privatlivspolitik.
4. Lovlighed
Retsgrundlaget for behandlingen af dine personoplysninger er samtykke. For at håndtere din ansøgning eller anmodning er det nødvendigt at få din accept. Som ansøger accepterer du behandlingen af dine personoplysninger, når du
• indsender en ansøgning via rekrutteringssystemet eller via tredjepartskilder som Facebook og LinkedIn,
• når du tilføjer dine personoplysninger i systemet,
• når du anvender rekrutteringssystemet til at rette henvendelse til Newsec.
Som ansøger og bruger af Newsec’s rekrutteringssystem giver du også samtykke til, at Newsec indsamler offentligt tilgængelige oplysninger om dig til brug for rekrutteringsformål.
Du har til enhver tid ret til at trække dit samtykke tilbage ved at logge ind på det online rekrutteringssystem. Før du accepterer vores behandling af dine personoplysninger, vil vi bede dig om at læse denne politik grundigt ved at afkrydse feltet, der angiver din accept.
Hvis du vælger at trække dit samtykke tilbage, påvirker det ikke lovligheden af vores behandling af dine personoplysninger på baggrund af dit tidligere meddelte samtykke og op til tidspunktet for tilbagetrækningen. Hvis du tilbagetrækker dit samtykke, har det derfor først virkning fra dette tidspunkt.
5. Overladelse og overførsel af dine personoplysninger
For at opfylde de formål, der er beskrevet i denne persondatapolitik kan det herunder være nødvendigt for Newsec at overlade dine personoplysninger til behandling hos en række af vores databehandlere, herunder udbydere af IT-systemer og hosting-løsninger. Vi overlader ikke dine personoplysninger til tredjeparter eller behandler oplysningerne til andre formål end rekruttering. Newsec overlader ikke dine personoplysninger til tredjeparter uden for EU/EØS medmindre dette er nødvendigt for den tekniske implementering af vores behandling. Newsec vil kun overlade dine personoplysninger med tredjeparter, der er etableret uden for EU, hvis der foreligger et gyldigt overførselsgrundlag i henhold til GDPR. Vi behandler kun dine personoplysninger, så længe vi har et retsgrundlag for opbevaring og behandling af personoplysningerne.
6. Opbevaring og sletning
I dette afsnit kan du finde information om de opbevaringsperioder, der gør sig gældende for behandlingen af dine personoplysninger som nævnt ovenfor.
Hvis du bliver ansat, gemmer vi de personoplysninger, som har været en del af rekrutteringsprocessen, i din personalemappe. Som udgangspunkt vil din personalemappe blive opbevaret i 5 år plus indeværende år efter din fratrædelse, idet der dog henvises til vores Privatlivspolitik vedr. håndtering af medarbejdernes personoplysninger, som du vil have adgangs til ved ansættelsesstart.
Hvis du får afslag, vil vi som udgangspunkt slette din ansøgning med dertilhørende bilag senest 6 måneder efter rekrutteringsforløbets afslutning, dog således, at materialet – hvis særlige omstændigheder i rekrutteringsprocessen giver anledning hertil – konkret vil kunne opbevares i op til 3 år med henblik på at give os mulighed for at forsvare os inden forældelsesfristens udløb i tilfælde af, at vi vil blive mødt med et krav.
Ønsker vi at opbevare din ansøgning med henblik på at kunne tage dig i betragtning til en anden ledig stilling, vil vi indhente dit samtykke hertil og som udgangspunkt opbevare din ansøgning med dertilhørende bilag i op til 6 måneder efter endt rekrutteringsforløb.
7. Hvilke rettigheder har du?
I henhold til databeskyttelsesforordningen og databeskyttelsesloven har du en række rettigheder, når vi behandler personoplysninger om dig. Du har ret til at få indsigt i de oplysninger, som vi behandler om dig, samt en række yderligere oplysninger om behandlingen. Du har ret til at få urigtige oplysninger om dig selv rettet, ligesom du har ret til at få fuldstændiggjort urigtige oplysninger. Du har i visse tilfælde ret til at få behandlingen af dine personoplysninger begrænset og du har til enhver tid ret til at trække dit samtykke tilbage.
Du kan udøve dine rettigheder som beskrevet ovenfor, ved at logge ind på vores rekrutteringssystem eller ved at kontakte os på hr@newsec.dk.
Du har også ret til at klage over vores behandling af dine personoplysninger til den nationale tilsynsmyndighed for databeskyttelse, hvis du vurderer, at Newsec ikke har behandlet dine personoplysninger i overensstemmelse med de databeskyttelsesretlige regler.
Du har mulighed for at klage over vores behandling af dine personoplysninger til Datatilsynet via www.datatilsynet.dk eller Datatilsynet, Carls Jacobsens Vej 35, 2500 Valby, e-mail dt@datatilsynet.dk og telefon +45 33 19 32 00.
Denne privatlivspolitik er blevet opdateret den 19. september 2022.